Consejos

Así es como las Personas Exitosas gestionan su tiempo

Gestión del Tiempo... fundamental, porque sólo tenemos 1.440 minutos al día... Y, segundo que pasa, segundo que no vuelve...

Hoy me salgo un poco de las temáticas que trato habitualmente. Pero es que este vídeo me ha parecido muy potente, y que merecía la pena compartirlo. Creo que simplemente aplicando 2 o 3 de los 15 consejos sobre gestión del tiempo que se exponen a continuación ya puede ser suficiente para que mejore tu calidad de Vida.

A continuación recojo un resumen de los 15 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas con la Gestión de su Tiempo. Además de las ideas del vídeo (incluyendo alguna traducción / interpretación libre porque no captaba al 100% la esencia en inglés), he incluido algunas reflexiones personales (pocas y sin identificar que son mías, salvo en un par de casos)

FUENTE: 

YouTube

Publicado en el Canal de YouTube Motivation2Study el 28/oct/2018

Comencemos…

#1 EL DÍA TIENE 1.440 MINUTOS

Sé consciente de que el tiempo es un recurso escaso y úsalo de la manera más útil posible. No lo desperdicies, porque cada segundo que pasa nunca volverá…

#2 IDENTIFICA TU TAREA MÁS IMPORTANTE (TMM), Y REALÍZALA

Es la tarea que más beneficios te generará. A esa es a la que debes dedicarle tiempo.

Según los estudios, las 2 primeras horas de la mañana son las más productivas, y sin embargo las utilizamos para contestar e-mails y otras tareas que no son la TMM. A este respecto, sí me gustaría indicar que hay personas con bioritmos nocturnos, y son más productivas en otro momento. Analiza cuál es tu caso y utiliza esas 2 horas más productivas para tu TMM.

#3 TRABAJA CON TU CALENDARIO, NO CON UNA LISTA DE TAREAS

Las personas más exitosas no utilizan Listas de Tareas, porque aquí se apunta lo que es Importante pero no Urgente. De hecho, el 41% de las tareas que se recogen en las Listas de Tareas, jamás son llevadas a cabo…

 #4 PARA EVITAR LA PROCASTINACIÓN, RÉTATE Y NO PONGAS EXCUSAS

Por ejemplo, si quieres hacer jogging todos los días, pero sabes que te cuesta, programa y deja el despertador al otro lado del dormitorio y déjate la ropa preparada. Que no haya excusas. Piensa en las excusas ahora, y trata de poner los medios para evitarlas cuando llegue el momento.

#5 SIEMPRE HABRÁ ALGO MÁS QUE HACER

Sigue los consejos del CEO de Intel, que decía “mi día acaba en el momento en que estoy cansado”. Siempre hay cosas que hacer. Pero puede que hoy no sea el mejor momento para realizarlas. Además, es muy importante dedicar tiempo a otras tareas como hacer ejercicio o cultivar tus relaciones personales (familia y amigos) o cualquier otro hobbie que te ayude a recargar las pilas

#6 LLEVA SIEMPRE CONTIGO UN CUADERNO PARA TOMAR NOTAS

Richard Brandson, CEO de Virgin, reconoce que su objeto más valioso es su Cuaderno de Notas. En él deberás apuntar ideas que se te ocurran mientras haces ejercicio, tomar notas de libros o noticias que leas, etc. Y es que debemos usar la mente para procesar y generar ideas, no para almacenar información.

#7 CONTROLA LA BANDEJA DE ENTRADA DE TU MAIL

Porque habitualmente se utiliza como forma de procastinar (retrasar lo que tienes que hacer), de hacer Listas de Tareas pendientes… Desactiva todas las notificaciones de tu móvil y lee el e-mail cuando tú quieras, no cuando alguien quiera (te escriba o te llame). Por ejemplo, consultar el mail sólo 3 veces al día. Según el trabajo a veces no es posible (ej: un broker de bolsa). Bien, de acuerdo. Pero lo importante es tener intencionalidad sobre ello, y por ejemplo, dedicar 15 minutos a la hora, y los otros 45 minutos estar centrado en la TMM.

#8 ORGANIZA Y ATIENDE REUNIONES COMO ÚLTIMO RECURSO

Richard Branson dice que no hay reuniones que necesiten durar más de 5 o 10 minutos. En cualquier caso, ni las pongas a primera hora de la mañana (tu momento más productivo), ni aceptes acudir a reuniones muy largas

#9 DI NO A TODO AQUELLO QUE NO ESTÉ ORIENTADO A CONSEGUIR TU OBJETIVO MÁS INMEDIATO

No es cuestión de ser maleducado, pero tú sabes para qué eres bueno y para qué no. Y quieres ser productivo al 100%. Además, si esto te sirve de liberación, ten en cuenta que “cuando dices Sí a una propuesta, ya estás diciendo No a otras”. En muchas ocasiones incluso puedes dejar de hacer cosas importantes para ti (ir al gimnasio, estar con tu familia, aprender y realizar ejercicios de empoderamiento personal, etc), por decir sí a todo (o casi). Así que aprende a decir No de manera educada, y enseguida disfrutarás de los beneficios que esto tiene.

#10 SIGUE LA POTENCIA DEL PRINCIPIO DE PARETO

También conocida como la Regla del 80/20 viene a decir que el 80% de los resultados provienen del 20% de nuestras acciones. De modo que enfócate en tu TMM.

Además, podríamos decir que es casi una Ley (se cumple casi siempre. En el 80% de los casos, supongo 😉). A mí se me quedó grabada en la carrera, y es una de mis guías favoritas cuando tengo dudas. Y es que es extensible a cualquier campo de la vida o los negocios, como por ejemplo: “el 20% de nuestros clientes nos dan el 80% del beneficios” o “el 20% de nuestros clientes irrentables generan el 80% de las pérdidas que generan el conjunto de clientes irrentables…”. El 20% de la gente que conoces es la que ocupa el 80% de tus interacciones sociales… Piensa, piensa en situaciones… y verás que es casi una Ley Infalible.

#11 ENFÓCATE EN TUS PUNTOS DIFERENCIALES Y EN LO QUE TE APASIONA

Recordemos el poder de Delegar. Es fundamental. Vale, yo soy el profesional, el que más sé de lo mío… pero si delego y el otro es el 80% de profesional que yo, ¿acaso no será suficiente?. En el 80% de los casos, seguramente, sí. Eso me dará tiempo libre para hacer mi TMM, en aquello en lo que yo genero más valor que cualquier otro.

#12 HAZ LOTES CON LOS TEMAS RECURRENTES

Un especialista distingue entre 3 tipos de días:

  • Días Enfocados: son aquellos días en los que te enfocas en tus actividades principales, en las que están tus puntos fuertes, diferenciales.
  • Días Buffer: son aquellos en los que aglutinas las respuestas a e-mails y llamadas telefónicas, redacción de contratos, etc… todas esas tareas administrativas que también hay que hacer.
  • Días Libres: son aquellos en los que no haces nada y recargas pilas. Nada es nada…

#13 SI PUEDES HACER UNA TAREA EN MENOS DE 5 MINUTOS, HAZLA INMEDIATAMENTE

Abre un e-mail sólo cuando estés listo para resolver el asunto en el momento. Y abre / toca las cosas una vez. Por ejemplo, la correspondencia, ve haciendo una sola pila con facturas, etc, y la abres el viernes. Toda de golpe. Y la publicidad, según la recibes, la tiras. Pero no creas una pila con ella. O aún peor, dejas mezclada la publicidad con las cartas importantes…

#14 HAZ RUTINAS MATINALES PARA FORTALECER TU CUERPO, TU MENTE Y TU ESPÍRITU

Invierte en ti la primera media hora del día. Te dará fuerzas para encarar todo lo que venga después.

#15 LA PRODUCTIVIDAD ESTÁ LIGADA A LA ENERGÍA Y AL ENFOQUE, NO AL TIEMPO

El tiempo ya hemos visto que está limitado a 1.440 minutos al día. Así que comienza cuidando tu cuerpo, durmiendo bien, haciendo ejercicio (y cuidando la alimentación, añado yo). Toma más descansos, y entra en rutinas del tipo “sprint-descanso-sprint-descanso”.

La idea está en dedicar espacios de tiempo para tareas únicas y concretas, para poder estar enfocado, y luego descansar. Y retomar con otra.

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(y soy de los que siempre cumplen su palabra 😉

1 comentario en “Así es como las Personas Exitosas gestionan su tiempo”

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